有效授權的七個步驟
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2012-09-06 ‧
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學習如何授權、何時授權、授權什麼！根據研究與觀察，有效率的授權有七個步驟：
1.選擇你要授權的工作。挑選一些別人做得跟你一樣好的非優先工作，將這些事情授權出去。專心在你的優先工作上，將妨礙你專心的任何工作授權他人。因為缺乏必要的技巧或專業知識，所以無法自己做的事情，就授權他人。因為沒有興趣或是占用太多時間的工作，就不必自己做，也交給他人去做。
2.挑選最好的人授權。你授權給他人，而他們做得很好，你要學習他們的特點、價值觀與特質。交代工作時，注意是否有人提出問題。仔細聆聽並且觀察。北卡羅萊納州一位行銷主管說：「你很快就發現，已經承擔自己職責的人願意負起責任」。
3.信任你授權的人。除了信任，你還要給他機會，讓他以自己的方式去做。大多
數
的工作都有很多可行的方式，但是你有權要求要做得正確妥善。赫斯特（Hearst）報業前任執行長鮑伯•但澤（Bob
Danzig）強調信任是有效率授權的關鍵，他說：「一開始就要信任。我十幾歲就從事分類廣告銷售員，我將廣告交出去，就信任印刷工的排版，也信任廣告部
門。後來成為同一家報社的發行人，我還是以信任感對待我們九百七十八位同事。在我成為赫斯特報業集團的全國執行長之後，我對各城市的主管與六千名同事都很
放心。有些人可能說這就是『授權』，我比較喜歡『信任』的概念。」
4.給予明確的任務與指令。跟 其他人解釋某件事情，其實沒那麼簡單。有些人喜歡用過度簡化的名詞解釋，讓聽者有受到侮辱的感覺。有些人卻是說得模糊不完整，讓人很難抓住他要什麼。聽者 害怕提出疑問，以免顯得愚蠢或是沒有專心聽，狀況就變得更加複雜。不要過度解釋，也不要說得不夠，對於你想要解釋的東西，想想如果你不了解如何做，應該要 知道什麼。回想你當初還是新手的學習情形。
5.訂定明確的完成日期以及一套追蹤的制度。計畫開始時就要建立明確的期限，包括幾個小期限。這樣才能跟得上，並且查核工作的進度，而不是坐等最後期限。如果你授權執行這計畫的人，技術水準還不是讓你很放心的話，這點就更加重要。
6.給予嘉獎。稱讚別人的成就，可以激勵他的忠誠與服務的熱忱。給予嘉獎很簡
單，
就是讓大家知道這個人對你的幫助。例如，「這是我的助理某某，她剛整理完所有重要行銷主管的聯絡方式，下星期的產品發表會我們將邀請這些主管參加。」嘉獎
也可以用書面方式，在報告書的前面或是年度會議計畫的空白處寫上致謝辭。每個星期、每個月、或是年度績效評估，都可以對你所授權的人給予嘉獎。
7.授權工作的職責，而不只是委託工作。授權完整的工作，而非只是個別的事
情，
這樣才能避免「背上的猴子」（monkey-on-the-back）症候群。猴子理論最早是小威廉•翁肯（William Oncken,
Jr.）與唐諾•華斯（Donald Wass）在《哈佛商業評論》的＜管理時間：誰背著猴子＞（Management Time: Who’s Got
the
Monkey?）一文中所提出的。這篇文章顯示不會授權的經理，如何一步一步地發現自己變成部屬的部屬，並且幫屬下做事，而不是協助部屬自行工作。
授權的選擇
．列出你目前授權的工作，以及這些職責授權的對象。
． 現在列出其他可以授權的工作以及對象。衡量授權這些工作的優缺點。如果你決定分派這些職責，考慮你將如何達成授權這些工作，而且你監督所花的時間少於你自己去做。
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