資訊傳達的成功關鍵
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2009-05-18 ‧
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資訊傳達的成功與否決定了個人的成敗、事業的興衰。不論專案簡報、網路宣傳、產品行銷，在在都是資訊傳達的過程。能夠確保過程的順利進行、圓滿達成目標，等於掌握成功之鑰。
資訊的傳達按前、中、後三個階段區分可以個別找到不同的重點，而過程的銜接是否完美則是決定傳達成敗的關鍵。在說明銜接關鍵之前，必須先掌握這三個階段的重點如下：
- 事前
重點在於資訊的收集、組織和消化。
收集方面，不外乎從「人、事、時、地、物、數」等六大方向尋找相關資訊；
組織方面，則由「理、象、數」三個類型著手，理是道理、象是現象、數則為數據，按這三類將收得的資訊歸類；
消化方面，則是按道理、現象及數據進行演繹、辨證，並得出最後的結論。
簡言之，就是理哲學中「分析、歸納、演繹」的思辨過程。
- 執行
重點在於資訊的傳達。
傳達的過程一如文章的撰寫，需按「啟、承、轉、合」的步驟將傳達對象帶入情境，再引導向事前準備好的的思辨結論。
啟的部份，是傳達目的的宣告，讓接受者明白傳達內容的概要；
承的部份，是傳達內容的背景交待，省略接受者已知的部份，強化其未知資訊將能提昇傳達效益；
轉的部份，就是傳達事前的收集、組織及消化過程，這部份往往是任務成敗的關鍵，執行上應就組識過程的「理、象、數」多加著墨，並且清楚交待消化過程的演繹思路；
合的部份，就是總結前述所得資訊及思辨結論。
- 事後
重點在於傳達的有效性。
資訊傳達的目的或有不同，但總免不了成為後續決策、作為的依據。
因此，有效性的評估便著重在關鍵資訊的傳達深度及廣度，也就是接受者在事後能記得關鍵訊息的時間和數量。這就是許多演講、研討會在終了之前進行有獎徵答的目的，一來強化這些關鍵訊息，再者為驗收傳達效益。
從以上三個階段可以看出，資訊收集過程中多方收集、化繁為簡是首要任務；組織過程中則是強調理象數的歸納，作為演繹、辨證的基礎，最後消化過程則是找出具說服性、證據力的結論。要讓整個傳達過程順利銜接、圓滿達成，就必須掌握這些過程出錯的癥結，並加以避免。
- 收集
各方取得的原始資料紛亂雜沓，若不能化繁為簡將成失敗的導火線。這時就必須善用圖表，將資料物以類聚、分門別類存放供作參考。 - 組織
按照資料性質的差異，歸納出理象數的精要訊息後，必須將其精華轉化為示意圖，才能強化資訊的組織印象。這裡的圖和收集來的不同，是經過歸納後的彙整訊息，而非原始圖表。 - 消化
最後，結論必須轉換成喻例、口號或關鍵字。所謂「智者善喻」，正是因為適當的比喻可以讓聽聞者從情境的投射，而理解其傳達的真意。而口號或關鍵字，則是方便流傳、記憶的濃縮結論。
因此，我們可以總結資訊傳達的成功關鍵在於化繁為簡，再將濃縮後資訊轉為圖表來加深印象，最後則是透過譬喻或口語化的用詞來強化傳播效益。磨鍊這三大關鍵能力將是邁向成功的基石。
站長註：本文出自《搜主意工作室‧網站建置平台》之操作指南→網頁編輯的知識及技巧→資訊傳達的成功關鍵
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