報告主管,有個壞消息…

‧本文由 wbstaylor 分享 ‧ 2007-08-21 ‧ 顯示 2,871 次 ‧ 轉寄 5 次 ‧ 短評 5 篇 ‧
主講�蔡淑惠(台灣麥當勞北區營運部執行協理 )
輔仁大學食品營養系畢業,曾於中央研究院擔任研究助理工作,隨後進入麥當勞工作,至今已22年。
整理�盧昱瑩
2007年6月 Cheers雜誌

一般人面對突然的消息,直覺反應一定是先判斷好或不好,但是壞消息不一定是壞事,這當中總有一些可以學習與深入探討之處。

只要有任何消息出來,而你把它定義為壞消息後,你就會開始害怕。事實上,它也不過是個議題而已。

事件發生後,如果處理的好,它會是一個機會點;若你沒有處理得宜,它才會是一個真正的「壞消息」,因為可能要延宕很長的時間去處理,並產生很多深遠的影響。

如果事情可能產生壞的影響,例如影響公司商譽、形象、客人等等,由程度上的不同,決定你是否呈報主管。

影響層面大,就該呈報主管,因為它不是單一事件,而是影響整個企業,所以影響層面越大,向上呈報的時間就要越短;若影響層面小,而你可以現場處理,可能處理完再讓主管知道就好,在這樣的過程中,其實也因此建立主管對你的信任。

不盡然每件事情都必須要由主管、或主管的主管出面,這樣員工會無法成長。這些學習與成長需要付出時間、金錢損失的代價,可是這樣的過程,如果能讓員工得到成長,就是有價值的代價。

報告原則:據實以告

通常不敢向主管報告壞消息,有3個可能原因:第1,你沒有準備好,你只能說事件,但卻沒有想過發生原因是什麼,所以你怕被問而不敢講。第2,你沒有信心,怕講出來被主管笑,但這件事你可能沒辦法處理。第3,怕被主管認為這麼小的事情都不會做。因此,報告前準備功夫就很重要。

首先,你要很清楚事件的來由,應該蒐集足夠的資訊和資料,確定你有必要向主管報告。再來,有關事件發生的來龍去脈,所有的細節都要據實以告,因為你要上報主管,就是希望能得到他的協助和建議,如果沒辦法據實以告,或說得曖昧不清,無法把事實清楚地呈現,可能會影響主管對這件事情的判斷,甚至影響主管協助你、以及提供解決方法的正確性。

如果這個壞消息,是因自己的錯誤所造成,千萬不要扮演駝鳥,一定要誠實以告。你判斷錯誤,有當時判斷錯誤的原因,企業面對這樣的事情,絕對會給你一個學習的機會,如果因為害怕而掩飾,說了一個謊又用另一個謊來搪塞,雪球只會越滾越大。

誠實檢討錯誤原因

據實以告當初判斷錯誤的原因,並加以檢視或檢討,該負的責任或該被檢討的地方,絕對不要逃避。不要因為是自己的錯誤,就害怕把事情陳述出來,因而影響事情被解決的可能性。

如果壞消息是同事所造成,還是要先了解錯誤發生的原因何在。為什麼他會做錯誤的判斷?這件事情的正確作法應該為何?從這裡面學習到什麼?

雖然因為同事的錯誤而導致此結果,但這樣的經驗可以和大家分享。如果能把每個壞消息都當作一個學習經驗,就不會有所謂的掩飾、隱瞞和說謊的情況發生。最怕就是大家都不敢負責任,又不願承認錯誤,任由事情一味錯下去,反而造成更大錯誤,喪失處理事情的先機,對企業不是好事。

初出社會,對於很多工作上的問題沒有經驗,最有效的方法就是不要逞強,尋找資深同事、主管來協助你做處理,透過慢慢觀察別人的處理方式,你才可以獲得更多學習經驗。
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m reader  MVP icon Gatekeeper icon VIP icon  於 2007-08-21 04:54:40 說
如果是能力內無法解決的壞消息,當然要儘快呈報,
紙遮不住火,試圖掩蓋,只會雪上加霜.
m 小祐  Gatekeeper icon  於 2007-08-21 08:37:20 說
要勇於面對,不要當駝鳥~
m 阿舜  Ex MVP icon  於 2007-08-21 14:16:59 說
解決問題.能更上一層樓
m happydog= 遠離顛倒夢想 =  Gatekeeper icon VIP icon  於 2007-08-21 14:27:02 說
有事不可怕事,
不過,
無事不可惹事。
m point  Key icon Gatekeeper icon  於 2007-08-21 22:23:53 說
誠實以告要拿捏好
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