看過來！省時工作有妙招

你覺得自己忙得不可開交嗎？工作總是一件接一件而來？如果身為部門主管的你已經覺得時間不夠用，那麼，真正擁有一家公司的人，又是如何管理時間？

2010年8月 Cheers雜誌

麥克‧馬諾（Mike Mothner）是美國一家搜尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人，擁有50名員工。和多數主管一樣，馬諾的工作也經常被瑣事打斷。每早馬諾一坐進辦公室，電話就開始接二連三響起，他的工作不斷被迫暫停。此外，他還有個習慣，就是讓電子郵件及MSN隨時處於登入狀態，一有信件馬上打開來看，一有人呼叫，馬上回覆。

可想而知，光是應付這些事就耗掉馬諾大量時間，於是馬諾開始重新組織他的工作方式。

妙招1 15秒解決一封電子郵件
首先，馬諾改掉隨時收信的習慣，而是固定在早上開始工作前、中午用完餐以及下班前3個時段收信，並且不再隨時掛在MSN上。

此外，馬諾也不再接聽電話，而是把這項工作交給語音信箱，然後利用一套名為PhoneTag的軟體，將語音郵件全數轉換成電子郵件，自動寄送到他的一個特定信箱。如此一來，馬諾既不用中斷工作去接聽電話，語音郵件也能全數轉成文字，成為他的「待辦事項清單」。

現在，馬諾平均每天收到300封郵件，寄出75封，處理時間則大幅縮短，「用電子郵件來處理事情，效率高太多了，」馬諾在接受美國《商業週刊》（Bloomberg BusinessWeek）採訪時，高興地說：「我甚至15秒就可以解決掉一封郵件。」

不過，馬諾並不是看到信就回，而是依據事情的嚴重性以及處理的時間長短，為這些信件排列5個等級，1代表最重要且最緊急，5則是最不重要。他會在看完信後立即做判斷，然後依序處理。

妙招2 利用手機、電腦軟體安排工作
和馬諾一樣善用現代科技來管理時間的還有保羅‧霍斯坦（Paul Holstein）。

霍斯坦是美國CableOrganizer.com公司的創辦人，專門銷售理線器給一般家庭及公司行號，旗下擁有45名員工。另外，霍斯坦還創辦了一家名為LifeOrganizers.com的資訊網站，專門提供規畫日常生活瑣事的小技巧。

霍斯坦經常出差，但他沒有單獨的行程表，而是用他的iPhone手機來編排行程及工作。他用Evernote軟體儲存重要資料，像是信用卡號碼、習慣搭乘的航空公司號碼等。另一個常用的軟體則是Toodledo。這套軟體可以讓霍斯坦鍵入待辦事項清單，並且在適當的日期及時間發出提醒，他完全不用費心記住這些資訊。

此外，霍斯坦的辦公室異常乾淨，無論何時，他的桌上永遠只有兩種東西：手頭正在做的工作，以及他的手機（裡頭列了他的工作清單）。他的東西都到哪去了？霍斯坦遵照專家的4步驟建議：立即處理、歸檔、分派出去，或是直接扔了。

霍斯坦表示，他的工作經常處於「資訊滿載」的狀態，利用4步驟法則，才能讓他一次專心做一件事，並確保在下班前把該做的事都做完。「這是讓我可以有一夜好眠的唯一辦法，」霍斯坦說。

另外，美國《商業週刊》曾在網站上票選出讀者提供的時間管理小技巧，相當值得參考，以下列出幾個可行方案。

妙招3 只用一本筆記本
「我只用一本筆記本，從兩個方向開始寫起，封面那一頭寫的是跟工作有關的事，封底那一頭寫的是跟生活有關的事。這麼做既省時又省事，還能讓我知道工作生活是否有失衡現象。」─蕭恩‧帕弗茲（Shaun Parvez），Cowen&Co.公司副總裁。

妙招4 選擇性回覆email
「有時候最好不要馬上回email，如果信件裡提到的問題是寄件者應該自己去解決的，就要讓他們知道。」─派屈克‧高克朗（Patrick Corcoran），Pfizer公司處長。

妙招5 早到或晚走半小時
「我每天會比其他人提早進辦公室或是晚點離開，不見得要提早很久，有時早到或晚走半小時，就可以把所有需要心無旁騖才能處理的事情給做完了。」─羅利‧許瑞茲（Laurie Sherazee），Yulee公司程式設計師。

妙招6 設定自動回信系統
「你要讓大家知道如何跟你共事。我會在Outlook上設定自動回覆系統，讓寄信給我的人知道我何時會回信：好比說9點、2點或是4點，真有等不及的事再打電話。」─蕾吉娜‧海德洛克（Regina Hadlock），人力訓練主管。

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