行事曆九法：讓工作排程一目了然
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2013-03-13 ‧
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工作排程第一步：確立目標回想求學時代，你是否曾經設定這樣的目標：「要進入XX大學，聯考必須有XXX分，數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」
《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，學生時代學到的know-How，沒道理工作以後就不能用，先確立自己想要達成的「主目標」（例如「成為銷售 業績第一的業務員」），然後以樹枝狀展開，將主目標分解成數個階段性目標，就能具體看見自己從現在起該做什麼，並以此安排行事曆。
用倒推法擬定計畫：從終點開始反推算
「綿密的安排是達成目標的關鍵，」弘兼憲史表示，要達成目標，確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫，先計算出下一個階
段目標距離現在大約還有多少時間，據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」，並逐一填進行事曆中。
在顯眼處寫下「一年的目標」
「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件，弘兼憲史建議的做法是，將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務必寫得翔實。
必要時，也可將各項年度目標加框，或用粗體、色字特別標明，強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到，才不容易半途而廢。
年行事曆：記下主要活動，把握全體樣貌
有了年度目標之後，接著還應在一年之初，在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動，並用「←→」標示出哪些時段已
被填滿，哪些仍屬空閒，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標，甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調，「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要
的功能。
使用記號與色筆，標記「重大事項」
每月開始時，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填入月行事曆，並在空白處醒目地標示。弘兼建議，可以螢光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來，或是將
公事和私事用不同顏色做區分，務必做到「易於辨識」。不過，由於月行事曆可寫字的空間通常有限，所以文字力求簡潔，必要時使用代號也無妨。
切割版面，讓工作規畫更合理完善
在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間，也是弘兼憲史推薦的做法，有助於釐清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續被填入6項企畫案完成日，顯然難以達成，這時就必須及早重新安排工作。
《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲則建議用「十」字，將月行事曆上的每格區分為四象限，分別代表「重要」「緊急」「不重要」「不緊急」，然後填入當日工作，如此就能知道哪些事屬於「必辦事項」，不得遺漏。
醒目標示非預期、不確定事項
訂完年度目標和當月目標之後，「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置，做為提醒。
弘兼提醒，除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」（例如「周 二∼周五上司出差」）和「未確定的預定事項」（例如「周三下午總部主管可能會來」）這兩種資訊，因為它們往往會對行動安排產生重大影響，甚至打亂原訂計 畫。
制訂檢核表，避免遺忘與拖延
碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作（例如去郵局劃撥雜誌續訂費），林珮玲建議應將此類事項列在每日行事曆上方，並畫上檢核表做為提醒，否則很容易一忙就忘了，甚至一天拖過一天。
誠品書店文具館區副理湯如瑩也認同檢核表的必要性，她還特別訂做了一個「□」型的小圖章，方便自己在行事曆上蓋印檢核表。
使用便利貼，擴充版面空間
如果因為行事曆版面空間較小，不夠寫上眾多待辦事項時，林珮玲建議可用小張便利貼貼在行事曆上，以創造額外空間、發揮提醒作用，還可在當日未能完成之際，直接將便利貼移到其他時段。
當然，如果某件工作不斷被延後執行，甚至貼到便利貼都沒黏性時，林珮玲認為，那就代表這件事或許根本不必做，不妨直接從預定計畫中刪除。
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