工作不是變魔術

「工作不是變魔術」，問題不會突然不見，工作也不會突然完成，人員更不會突然就具備了應有的能力，我們的日常工作是必須經過一連串的縝密規劃與嚴密監控才能確保工作如期、如質、如預算的達成，不可能如變魔術一般，轉眼之間就完成。

我在職場上常常聽到人家說：
「我們的專案規劃的很完善，但因為某些問題才延誤。」
「如果一切都沒有意外，專案將可順利完成。」
「都是合作廠商的問題」
「客戶的需求不明確，導致我們的計畫一變再變」
「業務單位要我們優先處理他們的問題，所以我們本來的任務先往後排吧」

我們總有一堆原因可以解釋為什麼我們做不好日常事務，而本書正道出這些組織現象，並陳列了8項組織問題徵兆，這些問題造成組織浪費了許多人力、時間、成本去做些對關鍵要務沒有貢獻的事情，在作者眼裡，這叫「浪費」。

找出可被節約的浪費
若你是一個專案經理，當你在專案規劃時、執行時、監控時是否會常常發現專案的進行並不如所預期的那麼順暢，總是會有一堆意外導致你必須時時的調整你的計 畫，最後在超時工作、刪減範疇、延期的狀態下結案，你可能想試圖解釋，因為你覺得有太多事情非你所能控制，不該怪到你頭上，但這些就是阻礙你專案順利完成 的潛在問題，它將導致你專案有許多的重工與浪費，而要減少浪費，我們就必須要先找出我們組織中浪費的地方，並嘗試去解決它。

本書開頭提出了「組織超浪費的八大徵狀」，包含組織未提倡規劃、超長的工時、總是有意外影響工作、優先事項不停在改變、組織時常需要救火、靠加班才能完成專案、工作壓力過大以及安於現況的心態，你可以用來檢視一下，自己所處的環境是否有這些現象存在，如果以上八者全中，那你應該好好的讀這本書，它不見得可以直接幫你解決到你的問題，但可以給你一些思考的方向，適度的減少組織中的浪費。

規劃，是減少浪費的第一步
還記得我在先前的文章中提過，一個專案不可能沒有變更，幾乎每個專案都需因應狀況做範疇、時間、成本上的變更，適度的變更是必要的，但過度的變更則將導致專案的失敗。

專案執行過程中，你可能會發現你少估了一項工作項A，這個工作的工作量為5人天，為了讓專案順利的進行，所以你趕緊調派了工程師甲來處理這項工作，而他本 來手邊的工作就要被迫暫停，但當他手邊線上的工作是與另一個工程師丙相關時，丙的工作將因此受到影響，我們可以簡單的用以下的例子來說明(以下時間不考慮 假日問題)：



在以上的工作分配中，我們看到工作項D是由丙負責，他必須等待工作項B.C完成後才能開始，假設你在6/6號時就發現少要做工作項E之前應該要多做一項工作，所以你把工作項A給補了上去，調整了你的工作順序，我將調整後的結果整理成下表：



我們就發現因為甲被派去做新的工作項A，所以C就被延誤了，而因為C被延誤，所以D也因此要往後推延，加上本來的E，我們受到影響的工作項就有三個，當然 了，一個正常的專案下，這五個工作項之後的工作可能都會連帶被影響到，這個案例中，我們只是調整了一項工作項，就有這樣的影響，想像一下，如果你的專案有 數十個這樣的調整，那整個專案成員都會疲於奔命。

規劃的愈完善，專案的執行效率往往愈好，我們都明白這個道理，但在做規劃時，你有沒有思考周全？你有沒有盡力的去找尋可能的潛在問題？規劃，是減少浪費的第一步。

錯誤的多工觀念，是工作效率不好的重要原因
書中提到，很多老闆是相信員工可以一次做多件事情的，我也相信「適度的」多工是有可能提高整體專案效率，並切換工作者的心情與思維，但「過度的」多工則會 造成許許多多的浪費，就數學的角度來看，一個人一天做10件事情，而這10件事情每件需要0.5小時，你算了一下，這樣等於這個人一天只做5小時工作，太 少了，應該再加重些，所以你把工作件數加到16件，但當實際執行後你卻發現這個人一天只能完成8件事情，遠低於你預期的16件。

這是為什麼？因為人不是機器，而工作也不總是標準的SOP，當他將手邊一件事告一段落，並去執行另一件事情時，這中間會有「放下--撿起」的成本，例如我從寫程式的工作轉換到做專案規劃工作，轉換過程中我總是要想想我上次規劃到哪邊？我接下來要規劃什麼？並試著不去多想剛剛寫程式時碰到的問題，轉眼間，半小時就過去了，而這半小時就是「放下--撿起」所需額外投入的成本，當「放下--撿起」愈頻繁，浪費也愈多，你本來希望藉此提高生產力的，沒想到反而得到了反效果。

我們都知道當我們將工作的顆粒度切的愈細碎，規劃與監控都會更加精確，但必須要留意「我們切碎的是工作項目，而不是人的時間」，就像生產線一樣，為了達到 最好的生產效率，工廠會將組裝程序切成數十個步驟，每個步驟由一個人負責，每個人只負責某個零件的組裝，將工作切的非常細，但工作者卻是十分的專注。

供給大於需求，專案才有可能完成
本書提到的另一項重要觀念就是「供給與需求」，這在專案的管理上非常重要，做專案不是在賭博，唯有手上擁有的資源(供給)大於消耗量(需求)，我們才有可能贏。

專案在規劃時，專案經理本就要先了解目前我們專案的需求與範圍，並逐項計算所需的資源，資源包含是否需要特殊職能的成員、是否需要其他部門成員協助、是否 有足夠成本招募所需人力、人力的補齊是否能滿足專案的時程限制、所仰賴的外部原料是否能如期交付等等，凡是與完成專案相關的資源「需求」，應該都在專案規 劃時，清楚的去評估與衡量「供給」是否足夠且即時，例如當你估算出來，整個專案有80人月的工作量，但你可用的人力只能完成40人月，老闆不願意刪減範 疇，也不願意讓你補人，身為專案經理的你，心裡清楚明瞭這是一個不可能完成的任務，因為需求遠大於供給，另一個案例，你估算後發現專案中有項在要徑上的工 作非常獨特，整間公司只有少數2-3個人有該項專業能完成該工作，但這2-3個人都不在自己管理範圍內，你試著去協調這幾個人空出7/15號的時間來協助 你執行該項工作，但卻協調失敗了，你要求老闆出面去協助協調才終於解決了此問題。

專案的供給必須要大於需求才能勝出，做好了「供給與需求」的評估，能避免你接下一個不可能完成的任務，也能幫助你將專案規劃的更完善，以減少不必要的浪費。

妥善規劃、適度多工，你的組織零浪費
這本書的前幾章告訴讀者何謂浪費，也明白的道出組織中有哪些潛在的浪費正在發生，後面幾章則開始以案例的方式實際帶讀者操演一次專案規劃與執行過程中的情 結，在本書你不會只看到一堆專有名詞與理論，你會看到專案開始前的組織現況、供需評估，專案實際執行時的專案計畫、WBS、甘特圖、專案估算技術等，這是 一本很實在的書，如果你是一個專案管理的初學者，你可以依循書本中的案例開始學習如何規畫你的專案，如果你是一個專案管理的熟手，那這本書或許可以給你一 些新的啟發。