職場應該具備的六項共通能力

前幾天幫一個工作未滿一年的年輕人分析他最近遭遇到的狀況，他說他很努力的在工作，也很認真的學習，但目前似乎碰到一些瓶頸，跑來向我請教他該如何突破，我把我的想法整理成以下的內容給大家參考。

我想不管你在工作上是擔任什麼職務，以下六項能力是絕對不可以或缺的：
1.基礎知識
2.溝通/表達能力
3.組織能力
4.時間管理能力
5.問題分析能力
6.EQ

1.基礎知識
這算是你能勝任此工作的基本門檻，就資訊業來說，軟硬體的資本知識、網路的知識是基本的，如果在ERP產業，那對ERP、BPM有些基本認識也是必要的， 這邊講的基本認識不是說你能將他的名字英翻中這麼膚淺，而是你多少要了解他背後的管理意涵，要知道它是用來改善我們工作流程中的那些問題，不能談到ERP 就只知道進銷存，談到BPM只知道無紙化，應該要多少熟悉它的背後意義，這一塊的重要性很高，不然我們也不用花了四年學習資訊管理這門課題，因為這門課算 是資訊管理學系的精髓了，這些觀念不弄懂，你就很難談出資訊系統真正的價值所在，也很難叫客戶買單你的系統。

TIP：多看書，多思考每一項觀念背後的意涵，不要只看表面的詞句意義，知識是累積來的，你無法在一兩天內就在腦海內囤積一堆知識，而這些知識必須要持續內化為你的資產，時間久了，這些知識就很自然的成為你信手捻來都可以活用的工具。

2.溝通/表達能力
我想這一項沒有什麼好爭議的，我們腦海裡有滿滿的想法，但如果無法透過有效的口語、文字話能力表達給別人了解，那永遠也不會有有人知道你的想法，你講A我聽成B，我要你做C，你卻以為我要你做D，這樣的狀況其實會造成雙方非常多的困擾。

TIP：對著鏡子練習，將自己講的話錄下來，放給自己聽看看自己能否聽的懂自己在講些什麼，與人溝通時的確認動作務必要進行，請別人重複一次你想表達的東西；也重複一次別人對你說的內容，確認彼此沒有誤解。

3.組織能力
我們收到的資訊常常不會是很完整的，有時候我們去找客戶做需求訪談，客戶的需求往往是發散的，也不會條列式的幫你整理好，跟老闆討論事情也是一樣，老闆可 能有許多的想法，但都還很抽象，你如何將這些雜亂、抽象的資訊轉換成彼此能溝通的資訊，這就考驗了你的組織能力，你如何這些資訊中抽絲剝繭挑出重要的內 容，而這些內容加起來就恰恰等於本來所討論的主題內容。

TIP：勤作筆記，一開始做筆記時我們會將別人說的整句話給記錄下來，但慢慢的我們可以變成只記關鍵字或者重要的資訊，這些都是在一次又一次的紀錄過程中學會的，而那些東西是重要的？那些是不重要的？這要依狀況而定，不過一般來說要組織內容時要特別留意提到5W1H的內容，這些都將是你在組織一段雜亂資訊中最重要的資訊來源。EX:誰在什麼時間做什麼事？誰在什麼時間提出一個什麼需求？誰希望你做些什麼東西？

4.時間管理能力
大家都知道青春小鳥一去就不會再回來，時間一旦流逝就不可能回頭了，你今天沒有做的事情，你只能往後排了，每天我們都面對滿山滿谷的事情，有些人可以在時 間內把事情做完，但有些人卻一定要辛苦工作才能勉強把事情完成，我自己推究起來，我覺得做不完工作的人最常碰到的問題就是分不清楚事情的輕重緩急，也不能 將自己每天要做的工作妥善配置在八個小時的工作內。

TIP：根據緊急度與重要性二維矩陣，我們可以列出重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急等四個維度的事情。
重要且緊急：馬上做吧。
重要但不緊急：先花一些時間規劃何時開始做，怎麼做。
不重要但緊急：評估影響性在決定要不要馬上做。
不重要且不緊急：現在還不值得做，先不要管。
很多事情可能本來都不緊急的，但因為我們一拖再拖，讓不緊急的事情也變緊急了，當你生活中充斥著緊急的事情，你就會被時間押著跑，因為你一直處理緊急的事 情，也沒有花時間去規劃那些重要但不緊急的事情，等到有一天不緊急的事情又變緊急了，你就這樣日復一日持續的做loop了。

5.問題分析能力
你會老是犯同樣的錯誤嗎？如果會，你有仔細想過這個錯誤發生的原因嗎？是因為自己粗心還是因為制度、因為工具的問題導致？那你有想過解決方案嗎？有試著去 解決這個問題嗎？我們發現會檢討自己犯錯原因的人進步的總是比較快的，因為他不用再花時間在錯誤處理上頭，可以花更多的時間在如何改善他的工作績效上頭。

TIP：對於自己、對於環境都必須要具備分析現況的能力，最基本的是要檢討錯誤發生的原因，進階一點的應該可以針對現況提出一些可改善的方向，多花點心思思考周遭的狀況是否合理，若不合理是哪邊不合理？該如何改善？

6.EQ-情緒商數
這個詞已經出來很久了，情商在現在已經比智商來的重要了，能控制自己情緒、脾氣的人比較不容易因為一時的情緒化而搞砸了某些事情，而我們也不是很喜歡跟情緒化的人相處，因為不知道何時會踩中他的情緒地雷。

TIP：多用同理心想事情，站在對方立場想事情；在發脾氣前先讓自已閉嘴一分鐘，不要急著發作，有些時候情緒只是一時起來，冷靜一下子就會發現自己其實不用這麼生氣。


本文中都還沒有提到熱情、主動學習、積極等元素，因為我把那歸到更上一層樓的特質當中而不是共通能力，但以上六項我覺得是要在職場好好生存不能欠缺的。