怎樣有效管理時間

一個人之所以成功，時間管理是非常重要的關鍵因素，如果我們想要成功，就必須讓我們的時間管理做得更好，要把時間管理好，最重要的就是做好以結果為導向的目標管理。以下為時間管理的要點。


一、時間管理心理學

一、 心理建設：要把時間管理好，基本上要先作自我心理建設。(1)慾望：您要有把事情做好、時間管理好的強烈慾望；(2)決定：決定達成作好時間管理的目標； (3)操練：時間管理是一種技巧，觀念與行為有一段差距，必須經常地去演練，才能養成良好的習慣；(4)決心：下定決心持續學習，直到能運用自如。

二、 時間 = 金錢 = 生活：甚至於時間 > 金錢，即時間比金錢還重要。若時間管理好，才能夠達到自我理想，建立自我形象，進一步提升自我價值。每個人應把自己當成一個時間管理的門外漢，而努力不斷 地學習。若能每天節省2小時，一週就至少能節省10小時，一年節省500小時，則生產力就能提高25%以上。每一個人皆擁有一天24小時，而成功的人單位 時間之生產力則明顯的較一般人高。

三、成就感：引起動機的關鍵就是成就感。要成就一件事情，一定要以目標為導向，才會把事情做好，把握 「現在」，專注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位領導人物，有二個關鍵，第一就是工作表現，要有能力去完成工作，而非只強調其努力與否而已，第 二是重視結果，凡事一定要以結果為導向，做出成果來。時間管理好，能讓人更滿足、更快樂、賺取更多的財富、自我價值亦更高。


二、策略性的目標設定

一、 立定標竿、全力以赴：譬如射標，一定要有一個靶，才會射中標的。同樣地，人生若沒有目標，只會任由環境影響，而非自己影響環境。根據耶魯大學研究，只有 3% 的學生為自己訂下目標，而其他的學生則沒有。經過長時間的研究指出，當初有訂下目標的3%學生，其成就遠超過其餘97%學生的總和。

二、一般人不願為自己設定目標的三個原因：(1)恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感；(2)無此意願：為何要設定目標，每天過得好好的就可以了；(3)誤將行動當成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果才算有成就，所以一定要設定成就目標。

三、目標設定原則：(1)目標要具體，例如「我想要升教授、當主任、得到碩士學位」等；(2)目標必須是可衡量的；(3)目標是可能實現的；(4)目標是切合實際的；(5)一定要設定時間表。

四、 耶魯大學的目標設定七個步驟：(1)先擬出您期望達到的目標；(2)列出好處：您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子，列出買房子對您有那些 好處；(3)列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉；(4)列出所需資訊：思索需要那些知識、協助、訓練等； (5)列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達到目標，所以應將尋求支持的對象亦一併列出；(6)訂定行動計畫：一定要有一個行動計畫； (7)訂定達成目標的期限。

五、立定標竿的四個步驟：(1)消除恐懼：不要擔心失敗，立定目標是必須的；(2)認同每個人一定要有「目 標」這個想法；(3)完成耶魯大學七步驟；(4)堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能 堅持、決不放棄，才會成功地達到目標，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終於達成目標。

六、目標管理：一個人需要在三方面設定目標：(1)個人和家庭：這是您生活的誘因；(2)職業生涯和財務目標：這是您的方法；(3)個人發展和專業發展：這是您的成果。

七、 目標設定的步驟：(1)寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進入我們的潛意識；(2)設定優先順序：目標可能有很多，一定 要排定其優先順序；(3)擬定計畫：依據目標之優先順序擬定計畫；(4)對計畫設定優先等級和先後順序；(5)排定時程表；(6)確實做、馬上做。

八、 策略性的目標設定：(1)您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標：甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字，這是一生的目標；(2)除掉障 礙；(3)尋求合作；(4)充實知識；(5)決定關鍵步驟；(6)人類因夢想而偉大：作偉大的夢、並使它們實現；(7)每天早上重寫一遍您的目標 ，每天晚上審查這些目標：每天如此做，這樣才會進到我們的潛意識。


三、設定優先次序

每 個人每天都有非常多的事情要做，為有效時間管理一定要設定其優先次序；會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質；(2)根據柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可決定80%的成果；(3)目標須與人生、事業之價值觀相互符合：如此才不致浪費力氣；(4)發展專長，從事高價值的 活動：無益身心之低價值活動，會腐蝕我們的精力與精神儘量不要去做；(5)要設定優先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類，一般人每天 習慣於應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀 書、進修等，若您不優先去做，則您人生遠大的目標將不易達成。

設定優先次序，可將事情區分為五類：A = 必須做的事情；B = 應該做的事情；C = 量力而為的事情；D =可以委託別人去做的事情；E =應該刪除的工作。最好大部份的時間都在做A類及B類的事。

時間應如何運用才最有價值?一個重要的觀念是要做對及重要的事情，而不是把事情做對！一般人的習慣是不管所做的事情是否正確，只知一味的去做，這樣是不對的。惟有努力去做「對」的事情才會有高產能，要有勇敢的特質，拒絕不重要的事，來者不拒是不好的。

忘掉過去種種，而努力未來。專注於目前有什麼機會上，努力去把握，要有時間的遠景。真正的成功本身是一種態度，亦即要有成功的意念、慾望、決心，每天要有足夠的時間來做重要的事。


四、規劃與組織

一、保持整潔能夠提昇我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經手一次，經手五、六次才完成就很浪費時間，儘可能一次就把它做完，凡事若能預作準備，則才能有效地掌握時間。

二、 文件處理流程：(1)投擲：將不用的資料丟掉；(2)轉手：將資料轉交給別人去做；(3)行動：重要的事情一定要馬上去做；(4)歸檔：有使用價值且重要 者才歸檔，根據統計約80%-90%的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案，就是不好的檔案系統，所以一段時間要整理檔案並將不需 要的檔案丟掉。

三、成功的關鍵：(1)有毅力、耐心的持續工作，直到完成；(2)做完工作，給自己適度的報酬與獎勵；(3)花1分鐘時 間規劃，可節省4分鐘的執行時間；(4)有組織的檔案系統；(5)重視規劃：善於利用內在及外在的巔峰時刻：內在巔峰時刻是指利用自己精神最好的時刻來做 重要的事情；外在巔峰時刻是指與別人接洽時要掌握別人最有空的時段；(6)列出工作清單；(7)善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的時間通常會超 出您所預定時間的30%以上；(8)善加規劃能減輕壓力；(9)練習會導致完美；(10)不要製造藉口，要妥訂計畫將工作完成。


五、提高生產力

一 般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收穫，牢記播種與收割定律；(2)養成環境及桌面整潔的習慣；專注工作的焦點，專心工作；(3)用一整段的時間工 作，找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間，來做重要的事；(4)要有堅忍的毅力，一氣呵成；一次處理完成，才不會浪費時間；(5)工作中斷時，要有 “ 回去工作 ”的驅動力；(6)要有完成工作、結束工作的強制力：不要每件事都只作一半而無結果；(7)維持高生產力的肢體語言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此 生產力自然會提高；(8)集中能力於自己的優點上，發揮自己的專長；(9)設定完成工作的期限；(10)達成對別人的承諾。

六、有效的專案管理

一、 當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作，有效的專案管理（組織和執行能力）將是成功的關鍵，其內容包括(1)多重的工作計畫：若 您越能做多重的工作計畫，即代表您的能力越強； (2)規畫和組織：事先一定要有很好的規畫及組織；(3)定義理想的結果：譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等的理想成果； (4)設定完成期限：任何事情一定要設定一個期限來完成它； (5)列出完整的工作清單； (6)判定限制的步驟：看看那些事情會影響結果，想辦法解決； (7)多重工作計畫的管理可依循序法或併行法進行； (8)指派和授權：事情實在太多，不可能自己一個人完全承擔，有些事情一定要指派給別人； (9)檢核：當事情指派給別人時，一定要記得做檢核的動作，檢視對方是否有依照自己的理想去做； (10)風險預估和替代方案：要評估風險，若失敗的話是否有其它方案可以替代。

二、墨非定律：(1)凡是可能出錯的都會出錯； (2)每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方； (3)不論您估算多少時間，計畫的完成都會超出期限； (4)不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預算； (5)您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。

三、 崔西定律：(1)任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步 驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程；(2)簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。


七、消除時間殺手

所 謂時間殺手就是浪費時間的事情，如：(1)電話干擾：一般人在接電話後習慣聊天一陣子，這樣很浪費時間； (2)開會：不重要的會儘量不要召開，開會一定要準時開始及結束，要好好地計劃，才不會浪費時間； (3)不速之客：臨時有人敲門拜訪，一閒聊就花掉數十分鐘，所以儘量花費數分鐘即結束； (4)救火：即總是在做應急的事情； (5)拖延的習慣； (6)猶豫不決； (7)過度承諾； (8)個人組織能力不佳； (9)缺乏目標； (10)缺乏優先等級； (11)缺乏完成期限； (12)授權能力不佳； (13)權力或責任界定不清； (14)缺乏所需資源。

若要消除時間殺手，您一定要釐清工作的重點：把工作重點擬出來，然後作出抉擇。通常自己就是時間殺手，要設法控制自己。


八、克服拖延的習慣

(1) 要有良好的組織；(2)由重要的事情開始著手工作；(3)建立一個報酬時間表；(4)培養緊急的意識；(5)以快節奏工作；(6)一旦開始，不要停止； (7)訂出一段特定的時間工作；(8)從最糟的事情開始；(9)詳細的計劃；(10)不可找藉口；( 11)設定截止期限。


九、授權與溝通

(1) 工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上；(2)在世界上最浪費時間的，就是不良的人際關係；(3)在職業生活中您是否成功，百分之84決定於您如何有效地與別人溝通； (4)每一次溝通的破裂，都發生於意見表達不明確；(5)不良授權是浪費時間的主要因素；(6)您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什麼 ? (7)要使自己成為解決方法導向的人；(8)要將可能交辦出去的工作授權出來；(9)要教導您的部屬，如何做您所交辦的工作；(10)要向外界爭取資源協 助您。


十、時間管理哲學

(1)培養個人的時間管理哲學； (2)要有遠大的眼光； (3)要有延後滿足的能力； (4)培養個人的特質，在行動中自我操練； (5)學習微視，以每分鐘來衡量時間； (6)學習如何說 “ 不 ”； (7)要記住時間等於金錢； (8)要以每小時的工資為基礎，來衡量每一件您被期待去做的事； (9)完成較高價值的工作； (10)時間管理是一生的技巧； (11)以榜樣去引導您的部屬； (12)平衡與適度：放輕鬆、要休假和運動； (13)確定您的目標與價值一致； (14)定期健康檢查； (15)吃清淡的食物； (16)下定決心活到100歲。