主管避不開的幾個面談

‧本文由 活得精彩 分享 ‧ 2012-08-01 ‧ 顯示 2,320 次 ‧ 轉寄 38 次 ‧ 短評 0 篇 ‧
在職場上擔任一個主管,絕對無法避免以下跟同仁面談的機會,有些人可能覺得面談是例行公事,只是做做形式,把人找進來聊一聊,把該做的事情做一做就沒事了,以下列舉當主管一定會碰到的幾項面談場合,以及一些注意事項給大家參考:

《面試》
多數主管應該都有面試經驗,這一塊的眉眉角角太多,要一一描述可能太過麻煩,我想簡單的提幾個點就好:
1.多聽少說
2.挑選合適的而不是挑選最好的
3.寧缺勿濫,不要因為人力緊張而錄取那些不夠合用的人
4.誠實告知工作狀況,不要等到人進來後才發現被騙,包含工作環境、工時、工作內容、薪資福利等等

《績效面談》
績效面談大概每半年到一年會進行一次,既然談的是績效,那除了明確的告知同仁他的績效狀況外,也要明確的告知他哪些部分做的好,可以繼續保持,哪些部分做 的不好應該再加強,一般談績效時很多人推薦三明治談法,也就是「先講好的,再講不好的,最後再講好的」,畢竟大家聽到要談績效時都會比較緊繃些,因為不知 道主管待會到底會說些什麼話,說些同仁做的好的地方,有助於提高同仁的信心,也有助於緩解面談的氣氛,接著切入希望他加強的部份,這樣給同仁的感覺會是 「我有做的好的地方,也有做不好的地方,這很正常」,而最後再以鼓勵結尾,例如說「我們對你有很多期待」、「你的表現很好,繼續保持」,這樣同仁除了知道 自己哪邊要加強外,也肯定了自己的表現。

切記,在談績效時,不要只談對方的不足,除非是績效差到你無法接受的(但這類的其實你也有責任,因為你沒在《非常態面談》時跟他說),不然一定要找出可以肯定的地方,才不會讓一場績效面談中讓同仁倍感挫折。

《離職面談》
當同仁提出要離職時,除了慰留外,也是你檢討的好機會,別急著責怪同仁竟然棄你於不顧,剩下的工作怎麼辦?這些問題你應該在《非常態面談》時就該處理完 了,若你有做好《非常態面談》,其實離職面談要做的只是祝福,若你沒做好《非常態面談》,那你在離職時聽到的離職原因與建議通常不會是真的,所以離職面談 你要談的是他如何將手上的工作做好交接,若一個同仁的離去讓你措手不及,那我們自己也要檢討為什麼沒有及早發現同仁的離意,若平常有關心,這個面談只是為 大家這次的合作畫下一個逗號,靜待下次的合作機會。

《獎金面談》
這邊要記得獎金與調薪是不同的,獎金的發送是與該週期內同仁的KPI指標表現為依據,例如每季發放一次的績效獎金,看的就是他這個週期的KPI指標達成狀況,這是依據績效他應得的,該獎勵的主要是「工作成果」,「工作態度」則是輔助(除非工作態度真的太差勁,那可能會有不同影響),牽涉到金錢,談的時候要足夠精確,若有扣稅也要先知會,必須將實際的金額確切的告知,並且告訴他為什麼是這個數值,也讓他知道他自己這段時間的表現如何,獎金面談有些時候可以跟績效面談一起處理,

《薪資調整面談》
若你所在的公司不是齊頭飾式的薪資調整,那你還是會面臨分配的問題,如果今天老闆今年給你部門10000元的總調整幅度,你要給A調5000元,給B調 3000元,其他人各調500元,那你跟A談通常不會是太大的問題,除非A覺得他應該調10000元,結果卻只有調5000元,否則會有問題的通常都是B 跟其他人,B可能會覺得為什麼自己調整的幅度只有3000元,為什麼比A少,其他人則可能覺得為什麼只有調500元, 在談薪資調整時,一般除了工作成果外,還要考量到工作潛力,例如年資一年新人跟年資五年的老鳥,若產出的成果相同,一般我們會給新人有較高的調幅,因為我 們看重新人的潛力(當然了,若兩者的工作成果有顯著的不同,那就是另一回事了)。

《職務異動面談》
職務異動時,千萬不要等到整個大局底定才找同仁談,而是應該在商談階段就應該徵詢同仁的意見, 這樣做的好處是讓同仁覺得你有在尊重他,而不是等到大局底定,他只是被告知,很多時候同仁不高興不是因為你安排的職務他不喜歡,而是因為你沒事先告知他, 他覺得不受尊重,告知只是一個很簡單的動作,若你將同仁當成自己人,那就該事先告知,否則給同仁的觀感就是,自己是顆棋子,只是聽你的命令做事。

《非常態面談》
前頭提到很多次非常態面談,到底為什麼非常態面談這麼重要呢?就我來說我認為非常態面談就是日常管理中不可或缺的一環,當你發現同仁工作碰到瓶頸時,你該 面談;當你覺得團隊成員間有紛爭時,你該面談;當你想要了解同仁最近的狀況時,你該面談;當你想跟同仁私下溝通時,你也該面談;當你想聽聽大家對部門的建 議時,你也該面談,這些面談都不是在特定時間點發生的,而是你日常管理就該做的,只有透過非常態面談,你可以跟同仁聊聊彼此的想法,也可以趁機了解同仁, 他的工作狀況、生活狀況、家庭狀況、感情狀況,只要他願意說,沒有透過非常態面談,你前面六個面談怎麼談都會怪怪的,因為你與同仁間的關係就是制式的,大 家看數字說話,沒有其他好說的。

但我想表達的是,若你平常沒有了解同仁的狀況,你在做面談時,你只能告訴同仁他的績效是怎樣,獎金有多少,但你不清楚為什麼他前後兩次的表現差異如此大, 你也不知道該怎麼告知他改善方向,你完全不清楚同仁碰到什麼問題,你該給他什麼協助,甚至當同仁要離職了,你也搞不清楚他離職的真正原因,管理是日常工 作,而不是週期性工作或是事件性工作,所有的管理,從日常做起,而非常態面談就是很重要的一環。
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