有效授權的七個步驟

‧本文由 活得精彩 分享 ‧ 2012-09-06 ‧ 顯示 2,055 次 ‧ 轉寄 32 次 ‧ 短評 0 篇 ‧
學習如何授權、何時授權、授權什麼!

根據研究與觀察,有效率的授權有七個步驟:

1.選擇你要授權的工作。挑選一些別人做得跟你一樣好的非優先工作,將這些事情授權出去。專心在你的優先工作上,將妨礙你專心的任何工作授權他人。因為缺乏必要的技巧或專業知識,所以無法自己做的事情,就授權他人。因為沒有興趣或是占用太多時間的工作,就不必自己做,也交給他人去做。

2.挑選最好的人授權。你授權給他人,而他們做得很好,你要學習他們的特點、價值觀與特質。交代工作時,注意是否有人提出問題。仔細聆聽並且觀察。北卡羅萊納州一位行銷主管說:「你很快就發現,已經承擔自己職責的人願意負起責任」。

3.信任你授權的人。除了信任,你還要給他機會,讓他以自己的方式去做。大多
數 的工作都有很多可行的方式,但是你有權要求要做得正確妥善。赫斯特(Hearst)報業前任執行長鮑伯•但澤(Bob Danzig)強調信任是有效率授權的關鍵,他說:「一開始就要信任。我十幾歲就從事分類廣告銷售員,我將廣告交出去,就信任印刷工的排版,也信任廣告部 門。後來成為同一家報社的發行人,我還是以信任感對待我們九百七十八位同事。在我成為赫斯特報業集團的全國執行長之後,我對各城市的主管與六千名同事都很 放心。有些人可能說這就是『授權』,我比較喜歡『信任』的概念。」

4.給予明確的任務與指令。跟 其他人解釋某件事情,其實沒那麼簡單。有些人喜歡用過度簡化的名詞解釋,讓聽者有受到侮辱的感覺。有些人卻是說得模糊不完整,讓人很難抓住他要什麼。聽者 害怕提出疑問,以免顯得愚蠢或是沒有專心聽,狀況就變得更加複雜。不要過度解釋,也不要說得不夠,對於你想要解釋的東西,想想如果你不了解如何做,應該要 知道什麼。回想你當初還是新手的學習情形。

5.訂定明確的完成日期以及一套追蹤的制度。計畫開始時就要建立明確的期限,包括幾個小期限。這樣才能跟得上,並且查核工作的進度,而不是坐等最後期限。如果你授權執行這計畫的人,技術水準還不是讓你很放心的話,這點就更加重要。

6.給予嘉獎。稱讚別人的成就,可以激勵他的忠誠與服務的熱忱。給予嘉獎很簡
單, 就是讓大家知道這個人對你的幫助。例如,「這是我的助理某某,她剛整理完所有重要行銷主管的聯絡方式,下星期的產品發表會我們將邀請這些主管參加。」嘉獎 也可以用書面方式,在報告書的前面或是年度會議計畫的空白處寫上致謝辭。每個星期、每個月、或是年度績效評估,都可以對你所授權的人給予嘉獎。

7.授權工作的職責,而不只是委託工作。授權完整的工作,而非只是個別的事
情, 這樣才能避免「背上的猴子」(monkey-on-the-back)症候群。猴子理論最早是小威廉•翁肯(William Oncken, Jr.)與唐諾•華斯(Donald Wass)在《哈佛商業評論》的<管理時間:誰背著猴子>(Management Time: Who’s Got the Monkey?)一文中所提出的。這篇文章顯示不會授權的經理,如何一步一步地發現自己變成部屬的部屬,並且幫屬下做事,而不是協助部屬自行工作。

授權的選擇

.列出你目前授權的工作,以及這些職責授權的對象。
. 現在列出其他可以授權的工作以及對象。衡量授權這些工作的優缺點。如果你決定分派這些職責,考慮你將如何達成授權這些工作,而且你監督所花的時間少於你自己去做。

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